La Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue ces dernières années un élément clé de la gestion administrative des entreprises. Simplifiant considérablement les démarches, cette déclaration unique permet d’assurer une meilleure transmission des informations entre les employeurs et les organismes de protection sociale. Quels sont ses avantages, ses enjeux et son fonctionnement ? Cet article vous propose de faire le point sur cet outil incontournable.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
Instaurée par la loi Warsmann du 22 mars 2012, la DSN est une déclaration unique et mensuelle qui remplace l’ensemble des formulaires liés à la gestion des salariés. Elle a été mise en place dans le cadre du programme simplification du droit et allégement des démarches administratives, initié par le gouvernement français. Ainsi, elle vise à faciliter la transmission des informations entre les employeurs et les organismes sociaux tels que l’URSSAF, Pôle emploi, les caisses de retraite complémentaire ou encore les mutuelles.
Les objectifs de la DSN
La DSN a pour principal objectif de simplifier et harmoniser le processus déclaratif des entreprises en matière sociale. En effet, auparavant, les employeurs devaient remplir plusieurs formulaires distincts pour chaque événement concernant leurs salariés (embauche, arrêt maladie, accident du travail, départ en retraite, etc.). La DSN permet de regrouper ces informations en une seule déclaration mensuelle, facilitant ainsi la gestion administrative des entreprises et réduisant les risques d’erreurs et d’omissions.
Par ailleurs, la DSN contribue à améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux. En effet, elle repose sur un format standardisé qui garantit une meilleure cohérence et fiabilité des informations. De plus, elle permet de sécuriser les échanges entre les différents acteurs et d’assurer une transmission rapide et dématérialisée des données.
Le fonctionnement de la DSN
La DSN est réalisée par l’employeur ou son tiers déclarant (expert-comptable, centre de gestion agréé, etc.) à partir de son logiciel de paie. Celui-ci doit être compatible avec le dispositif DSN et respecter les normes techniques définies par le Groupement d’intérêt public-MDS (GIP-MDS), organisme responsable de la mise en oeuvre et du suivi de la DSN. Concrètement, il s’agit d’une transmission électronique des données issues de la paie des salariés vers les organismes sociaux concernés.
La déclaration sociale nominative doit être effectuée tous les mois, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon la taille de l’entreprise. Elle remplace ainsi plusieurs déclarations préalablement effectuées à différentes échéances :
- La déclaration unique d’embauche (DUE) ;
- Les attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières en cas de maladie ou de maternité ;
- Les déclarations annuelles de données sociales (DADS) ;
- Les enquêtes mensuelles de mouvements de main-d’œuvre (MMO) ;
- Etc.
Ainsi, la DSN permet à l’employeur de gagner du temps et d’éviter les redondances dans la saisie des informations.
Les avantages et les enjeux liés à la DSN
Pour les entreprises, la mise en place de la DSN présente plusieurs avantages :
- Simplification des démarches administratives : en regroupant l’ensemble des informations sociales en une seule déclaration, les employeurs gagnent en efficacité et réduisent leur charge administrative;
- Moins d’erreurs et d’oublis : la standardisation des données permet une meilleure fiabilité des informations transmises aux organismes sociaux;
- Sécurisation des échanges : la dématérialisation des données garantit une transmission rapide et sécurisée entre les différents acteurs;
- Allègement du contrôle : grâce à la qualité et à la cohérence des données, les contrôles sont facilités et moins fréquents.
Cependant, la DSN implique également des enjeux importants pour les entreprises :
- Adaptation des logiciels de paie : il est indispensable de disposer d’un logiciel compatible avec le dispositif DSN et de s’assurer qu’il respecte les normes techniques imposées;
- Mise à jour régulière des connaissances : les employeurs et leurs tiers déclarants doivent être informés des évolutions législatives et réglementaires liées à la DSN;
- Respect des échéances : le non-respect des délais de transmission de la DSN peut entraîner des pénalités financières pour l’entreprise.
Ainsi, la Déclaration sociale nominative constitue un outil essentiel pour les entreprises et les salariés en simplifiant et harmonisant les démarches administratives. Elle permet également d’améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux et de sécuriser les échanges entre les différents acteurs. Néanmoins, elle implique une adaptation des logiciels de paie, une mise à jour régulière des connaissances et le respect scrupuleux des échéances pour éviter toute sanction financière.