Dans un contexte où la transformation numérique des processus comptables s’accélère, Docuware vient de franchir une étape décisive en obtenant l’approbation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour sa solution de facturation électronique. Cette certification, délivrée par les autorités fiscales françaises, positionne Docuware comme un acteur majeur dans le paysage de la dématérialisation des factures, à l’heure où la réforme de la facturation électronique en France se met en place. Cette avancée répond aux exigences réglementaires tout en offrant aux entreprises une solution robuste pour optimiser leur chaîne de facturation, réduire leurs coûts et renforcer leur conformité fiscale.
La réforme de la facturation électronique en France : contexte et enjeux
La France a engagé une transformation profonde de son système de facturation entre entreprises avec l’obligation progressive de la facturation électronique. Cette réforme s’inscrit dans le cadre du plan de lutte contre la fraude fiscale et de modernisation des relations commerciales entre les acteurs économiques. Initialement prévue pour 2023-2025, la mise en œuvre a été reportée et s’échelonnera désormais entre 2024 et 2026, laissant ainsi plus de temps aux entreprises pour s’adapter.
Le principe fondamental de cette réforme repose sur l’obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’émettre, transmettre et recevoir des factures sous format électronique dans leurs échanges avec d’autres entreprises (transactions B2B). Ces factures devront obligatoirement transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou par le portail public Chorus Pro.
Les objectifs de cette réforme sont multiples :
- Simplifier la vie des entreprises en automatisant le traitement des factures
- Réduire les coûts de gestion administrative
- Permettre aux autorités fiscales d’avoir une vision en temps réel des transactions commerciales
- Lutter efficacement contre la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards d’euros chaque année
- Accélérer les délais de paiement entre entreprises
Pour les entreprises, le calendrier de mise en conformité s’organise selon leur taille :
Les grandes entreprises seront les premières concernées par l’obligation d’émettre des factures électroniques, suivies par les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire), puis les PME et TPE. En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques selon le calendrier établi.
Dans ce contexte, l’obtention par Docuware de la certification PDP représente une avancée significative. Cette homologation garantit que la solution répond aux exigences techniques et réglementaires imposées par l’administration fiscale française pour assurer la sécurité, la fiabilité et la traçabilité des factures électroniques.
Les entreprises qui choisiront Docuware comme solution PDP pourront ainsi s’assurer de leur conformité avec la réglementation tout en bénéficiant d’une solution complète de gestion documentaire qui va bien au-delà de la simple transmission des factures aux autorités fiscales.
Docuware : une expertise reconnue dans la gestion documentaire numérique
Docuware n’est pas un nouvel arrivant dans le domaine de la gestion documentaire. Fondée en 1988, cette entreprise s’est progressivement imposée comme un leader mondial des solutions de gestion électronique des documents (GED) et d’automatisation des processus métiers. Avec plus de 18,000 clients dans plus de 100 pays, Docuware possède une solide expérience dans la transformation numérique des processus documentaires.
Depuis son acquisition par Ricoh en 2019, Docuware a renforcé sa position sur le marché et accéléré son développement technologique. La société propose une plateforme cloud complète qui permet aux entreprises de numériser, indexer, stocker et gérer leurs documents, tout en automatisant leurs flux de travail.
Une solution complète de gestion documentaire
La force de Docuware réside dans sa capacité à offrir bien plus qu’une simple solution de facturation électronique. Sa plateforme intègre :
- La capture intelligente de documents (reconnaissance optique de caractères, extraction automatique de données)
- L’indexation avancée pour un classement et une recherche efficaces
- Le stockage sécurisé conforme aux normes internationales
- L’automatisation des workflows documentaires
- La signature électronique
- L’intégration avec les systèmes d’information existants (ERP, CRM, etc.)
Cette approche globale de la gestion documentaire représente un atout majeur pour les entreprises qui cherchent à digitaliser l’ensemble de leurs processus, au-delà de la simple facturation électronique. En choisissant Docuware comme solution PDP, les organisations bénéficient d’une plateforme évolutive capable de répondre à leurs besoins actuels et futurs en matière de transformation numérique.
L’expertise de Docuware dans le traitement des documents financiers est particulièrement reconnue. La société a développé des solutions spécifiques pour la gestion des factures fournisseurs et clients, intégrant des fonctionnalités avancées comme la validation automatique, le rapprochement avec les bons de commande, ou encore le suivi des paiements.
Cette expertise préexistante dans le domaine de la facturation a constitué une base solide pour le développement de la solution PDP. Docuware n’a pas simplement adapté son offre aux nouvelles exigences réglementaires ; l’entreprise a conçu une solution qui capitalise sur son savoir-faire pour offrir une expérience utilisateur optimale et une intégration fluide avec les systèmes existants.
La présence internationale de Docuware représente un autre atout de taille. Les entreprises françaises qui opèrent à l’international peuvent ainsi standardiser leurs processus de facturation à l’échelle mondiale, tout en garantissant leur conformité avec les spécificités réglementaires locales. Cette dimension est particulièrement pertinente dans le contexte européen, où d’autres pays ont déjà mis en place ou prévoient d’implémenter des obligations similaires en matière de facturation électronique.
Les spécificités techniques de la solution PDP de Docuware
L’obtention de la certification PDP témoigne de la robustesse technique de la solution développée par Docuware. Pour recevoir cette homologation, la plateforme a dû satisfaire à des critères stricts définis par l’administration fiscale française, notamment en termes de sécurité, de traçabilité et d’interopérabilité.
Architecture technique conforme aux exigences réglementaires
La solution PDP de Docuware s’appuie sur une architecture cloud sécurisée, garantissant la disponibilité et la fiabilité du service. Les données sont hébergées dans des centres de données conformes aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de protection des données, avec une localisation sur le territoire européen pour assurer la conformité au RGPD.
La plateforme prend en charge l’ensemble des formats de facturation électronique requis par la réglementation française, notamment :
- Le format Factur-X (hybride PDF/XML)
- Le format UBL (Universal Business Language)
- Le format CII (Cross Industry Invoice)
- Les formats EDI spécifiques à certains secteurs d’activité
Cette polyvalence permet aux entreprises de choisir le format le plus adapté à leurs besoins et à leur écosystème de partenaires commerciaux, tout en garantissant l’interopérabilité avec les autres plateformes PDP et avec le portail public Chorus Pro.
Fonctionnalités avancées de traitement des factures
Au-delà de la simple transmission des factures aux autorités fiscales, la solution Docuware offre des fonctionnalités avancées qui optimisent l’ensemble du cycle de facturation :
La création automatisée de factures à partir des données existantes (commandes, bons de livraison) permet de réduire considérablement le temps de traitement et les risques d’erreur. Les modèles personnalisables s’adaptent aux spécificités de chaque entreprise tout en garantissant la conformité avec les exigences légales.
Le contrôle de validité vérifie automatiquement la conformité des factures avant leur envoi, tant sur le plan formel (présence des mentions obligatoires) que sur le fond (cohérence des montants, validité des identifiants fiscaux). Cette étape préventive réduit significativement les risques de rejet ou de litige.
La transmission sécurisée des factures s’effectue via des canaux chiffrés, avec génération d’accusés de réception horodatés qui garantissent la preuve de l’envoi et de la bonne réception. La plateforme assure la transmission à la fois vers les clients, vers l’administration fiscale et vers les autres plateformes PDP lorsque nécessaire.
L’archivage à valeur probante conserve les factures dans leur format original pendant la durée légale requise (10 ans en France), avec l’ensemble des métadonnées associées. Cet archivage répond aux exigences légales tout en facilitant les recherches en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
Intégration avec les systèmes d’information existants
L’un des points forts de la solution Docuware réside dans sa capacité à s’intégrer harmonieusement avec les systèmes d’information déjà en place dans l’entreprise. Des connecteurs standards sont disponibles pour les principaux ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.), facilitant ainsi le déploiement sans perturber les processus existants.
Cette intégration bidirectionnelle permet d’alimenter automatiquement la solution PDP avec les données de facturation issues de l’ERP, et inversement, de mettre à jour l’ERP avec les statuts de traitement des factures (envoyées, reçues, payées, etc.).
Pour les entreprises qui disposent de systèmes spécifiques ou qui souhaitent développer des intégrations sur mesure, Docuware propose une API complète et documentée, permettant d’automatiser l’ensemble des interactions avec la plateforme.
Cette approche flexible de l’intégration constitue un avantage significatif pour les entreprises qui cherchent à minimiser l’impact du passage à la facturation électronique sur leur organisation et leurs processus métiers.
Avantages concurrentiels et bénéfices pour les entreprises utilisatrices
L’adoption de la solution PDP de Docuware offre aux entreprises de nombreux avantages qui vont bien au-delà de la simple mise en conformité réglementaire. Ces bénéfices se manifestent tant sur le plan opérationnel que financier et stratégique.
Réduction significative des coûts de traitement
Selon une étude de Billentis, le passage à la facturation électronique permet de réduire les coûts de traitement d’une facture de 60% à 80% par rapport au processus papier traditionnel. Ces économies proviennent principalement :
- De l’élimination des coûts directs (papier, impression, affranchissement)
- De la réduction du temps de traitement manuel (saisie, classement, recherche)
- De la diminution des erreurs et des litiges associés
- De l’optimisation de l’espace de stockage physique
Pour une entreprise émettant 5000 factures par an, l’économie peut facilement atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros annuels. La solution Docuware, grâce à son haut niveau d’automatisation, permet de maximiser ces gains d’efficacité.
Amélioration de la productivité et de la qualité des processus
Au-delà des économies directes, la dématérialisation des factures avec Docuware transforme en profondeur les processus comptables :
Le cycle de facturation est considérablement accéléré, avec un délai d’émission et de transmission quasi instantané, contre plusieurs jours pour le circuit postal traditionnel. Cette rapidité améliore la trésorerie de l’entreprise et réduit le besoin en fonds de roulement.
La traçabilité est renforcée à chaque étape du processus. Les utilisateurs peuvent suivre en temps réel le statut de chaque facture (émise, transmise, reçue, validée, payée), facilitant ainsi la gestion des relances et le suivi des paiements.
Le taux d’erreur diminue drastiquement grâce aux contrôles automatisés effectués avant l’émission des factures. Les anomalies sont détectées et corrigées en amont, évitant ainsi les rejets et les litiges qui ralentissent le processus de règlement.
Les équipes comptables sont libérées des tâches à faible valeur ajoutée (saisie, classement, archivage) et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques comme l’analyse financière ou l’optimisation de la trésorerie. Cette évolution du métier contribue à la valorisation des fonctions comptables et à la satisfaction des collaborateurs.
Conformité réglementaire garantie et sécurité juridique
En tant que solution certifiée PDP, Docuware garantit aux entreprises utilisatrices une conformité totale avec la réglementation en vigueur, les protégeant ainsi contre les risques de sanctions administratives ou fiscales.
La plateforme assure notamment :
Le respect des exigences de contenu des factures avec la vérification automatique de la présence des mentions obligatoires.
La transmission sécurisée des données de facturation à l’administration fiscale, conformément au format et aux protocoles définis par la réglementation.
L’archivage légal des factures pendant la durée requise (10 ans), avec garantie d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité des documents.
La piste d’audit fiable qui établit le lien entre la facture et l’opération commerciale sous-jacente, conformément aux exigences du Code général des impôts.
Cette conformité réglementaire s’étend au-delà du cadre français, la solution Docuware étant également compatible avec les exigences européennes en matière de facturation électronique, facilitant ainsi les échanges transfrontaliers.
Un avantage concurrentiel sur le marché
Face à la multiplication des solutions PDP sur le marché français, Docuware se distingue par plusieurs atouts distinctifs :
Une expérience éprouvée dans la gestion documentaire, avec plus de trois décennies d’expertise et des milliers de clients à travers le monde. Cette maturité contraste avec certaines solutions développées récemment en réponse à la nouvelle réglementation.
Une approche globale de la transformation numérique qui dépasse la simple facturation électronique pour englober l’ensemble des processus documentaires de l’entreprise. Les clients bénéficient ainsi d’une plateforme unique pour gérer tous leurs documents et flux de travail.
Une solution évolutive capable d’accompagner la croissance des entreprises, depuis la TPE jusqu’au grand groupe international, avec des options de déploiement flexibles (cloud, on-premise ou hybride).
Un écosystème de partenaires certifiés assurant un déploiement et un support de proximité sur l’ensemble du territoire français, garantissant ainsi un accompagnement personnalisé tout au long du projet.
Ces avantages concurrentiels font de Docuware un choix stratégique pour les entreprises qui souhaitent transformer l’obligation réglementaire de facturation électronique en opportunité d’optimisation de leurs processus.
Témoignages et retours d’expérience : la solution en action
Pour illustrer concrètement les bénéfices de la solution PDP de Docuware, examinons les retours d’expérience de plusieurs entreprises qui ont adopté cette technologie dans le cadre de leur transition vers la facturation électronique.
Cas d’usage dans le secteur industriel
Mécanique Précision, une PME industrielle basée en Rhône-Alpes et spécialisée dans l’usinage de pièces pour l’aéronautique, a implémenté la solution Docuware en anticipation de l’obligation de facturation électronique. Avec un volume de 2000 factures émises et 3500 factures reçues annuellement, l’entreprise cherchait à optimiser son processus comptable tout en garantissant sa conformité réglementaire.
Le déploiement, réalisé en collaboration avec un partenaire certifié Docuware, s’est déroulé sur une période de trois mois, incluant l’intégration avec l’ERP métier de l’entreprise. Les résultats observés après six mois d’utilisation sont éloquents :
- Réduction de 70% du temps consacré au traitement des factures
- Diminution de 60% des erreurs de saisie et des litiges associés
- Accélération du cycle de règlement, avec un délai moyen réduit de 12 jours
- Économie annuelle estimée à 45 000 euros, pour un retour sur investissement inférieur à 10 mois
Selon le Directeur Administratif et Financier de l’entreprise : « Au-delà de la conformité réglementaire, la solution Docuware nous a permis de repenser entièrement notre processus de facturation. Nos équipes comptables consacrent désormais plus de temps à l’analyse et au conseil, moins à la saisie et à la recherche de documents. »
Application dans le secteur des services
ConsultGroup, cabinet de conseil en management employant 120 consultants, a choisi la solution Docuware pour sa flexibilité et son intégration native avec son outil de gestion des temps et activités. L’entreprise, qui émet environ 300 factures mensuelles à destination de grands comptes, souhaitait une solution capable de s’adapter à ses processus spécifiques de validation et de personnalisation des factures.
La mise en œuvre s’est focalisée dans un premier temps sur le flux d’émission des factures, avec une attention particulière portée à l’automatisation de la création des factures à partir des données de temps saisies par les consultants.
Les bénéfices constatés après un an d’utilisation :
La réactivité de facturation s’est considérablement améliorée, avec des factures émises dans les 48 heures suivant la fin du mois, contre 7 à 10 jours auparavant. Cette rapidité a eu un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise.
La conformité des factures aux exigences des grands comptes (références aux bons de commande, détail des prestations, etc.) est désormais systématique grâce aux contrôles automatisés, éliminant les rejets qui retardaient les paiements.
La visibilité sur le statut des factures est partagée entre les équipes commerciales et financières, facilitant le suivi client et réduisant les tensions internes liées aux délais de règlement.
La Direction Générale du cabinet témoigne : « La solution Docuware nous a permis d’industrialiser notre processus de facturation tout en conservant la personnalisation nécessaire à notre activité de conseil. Nos consultants apprécient particulièrement la simplification du reporting d’activité et la transparence sur le suivi de leurs factures. »
Déploiement dans un groupe multi-entités
DistribGroup, groupe de distribution spécialisée comprenant 15 filiales réparties sur le territoire français, a fait face à un défi supplémentaire : harmoniser les pratiques de facturation entre ses différentes entités tout en respectant leurs spécificités métiers.
Le projet, piloté par la Direction des Systèmes d’Information du groupe, a débuté par un audit des processus existants dans chaque filiale, suivi d’une phase de conception d’un modèle cible unifié. La solution Docuware a été déployée progressivement, entité par entité, sur une période de 18 mois.
L’approche modulaire de Docuware a permis de configurer des workflows adaptés à chaque filiale tout en maintenant un socle commun pour la transmission des factures à l’administration fiscale et l’archivage légal.
Les résultats à l’échelle du groupe sont significatifs :
- Standardisation des processus de facturation entre les filiales
- Centralisation du reporting financier avec une vision consolidée en temps réel
- Mutualisation des ressources comptables sur certaines fonctions transverses
- Conformité garantie pour l’ensemble des entités du groupe
Le Directeur Financier Groupe souligne : « Le projet Docuware a dépassé la simple mise en conformité avec la réglementation sur la facturation électronique. Il s’est transformé en un véritable projet de transformation numérique de notre fonction finance, avec des impacts positifs sur l’ensemble de notre organisation. »
Ces témoignages illustrent la diversité des contextes dans lesquels la solution PDP de Docuware peut être déployée avec succès. Ils mettent en lumière non seulement les gains d’efficacité opérationnelle, mais aussi les bénéfices stratégiques que les entreprises peuvent tirer de cette transition vers la facturation électronique.
Perspectives d’avenir : l’évolution de la facturation électronique avec Docuware
L’obtention de la certification PDP par Docuware marque une étape significative, mais ne constitue que le début d’un parcours d’innovation continue. Dans un environnement réglementaire et technologique en constante évolution, Docuware se positionne comme un partenaire de long terme pour accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.
La feuille de route technologique
Les équipes R&D de Docuware travaillent déjà sur les prochaines évolutions de la solution PDP, avec plusieurs axes de développement prioritaires :
L’intelligence artificielle sera davantage intégrée dans la plateforme pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Les algorithmes d’apprentissage automatique permettront notamment d’améliorer la reconnaissance et l’extraction des données sur les factures entrantes, même pour les formats non structurés.
Les tableaux de bord analytiques seront enrichis pour offrir aux directions financières une vision plus précise de leurs flux de facturation, avec des indicateurs de performance personnalisables et des outils de prévision basés sur l’analyse des données historiques.
L’expérience utilisateur mobile sera renforcée pour permettre la validation et le suivi des factures en situation de mobilité, répondant ainsi aux nouvelles habitudes de travail des équipes comptables et financières.
L’interopérabilité avec les autres plateformes PDP et les systèmes internationaux de facturation électronique sera continuellement améliorée, facilitant ainsi les échanges transfrontaliers dans un contexte d’harmonisation progressive des normes européennes.
L’extension vers d’autres processus financiers
Au-delà de la facturation électronique stricto sensu, Docuware envisage d’étendre sa solution pour couvrir l’ensemble de la chaîne financière :
Le processus Purchase-to-Pay sera intégré de bout en bout, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement, en passant par l’approbation des commandes et la réception des marchandises. Cette approche globale permettra d’établir une piste d’audit fiable complète et de renforcer les contrôles internes.
La gestion de trésorerie sera optimisée grâce à une meilleure visibilité sur les échéances de paiement et à l’automatisation des rapprochements bancaires. Des fonctionnalités de prévision de trésorerie basées sur les flux de facturation seront proposées pour anticiper les besoins de financement.
Le reporting fiscal sera simplifié avec la génération automatique des déclarations de TVA à partir des données de facturation, réduisant ainsi la charge administrative liée aux obligations fiscales périodiques.
Ces évolutions s’inscrivent dans une vision holistique de la transformation numérique de la fonction finance, où la facturation électronique n’est qu’une composante d’un écosystème plus large d’automatisation et d’optimisation des processus.
L’adaptation aux évolutions réglementaires
Le paysage réglementaire de la facturation électronique continue d’évoluer, tant au niveau national qu’européen. Docuware s’engage à maintenir sa solution en conformité avec ces évolutions, offrant ainsi aux entreprises utilisatrices la sérénité nécessaire face aux changements législatifs.
Plusieurs tendances réglementaires sont particulièrement surveillées :
L’harmonisation européenne des normes de facturation électronique, avec la directive sur la facturation électronique dans les marchés publics comme précurseur d’une standardisation plus large des formats et protocoles.
Le renforcement des exigences en matière de reporting transactionnel en temps réel, déjà mis en œuvre dans plusieurs pays européens (Italie, Espagne) et susceptible d’être généralisé à l’échelle de l’Union Européenne.
L’évolution des règles d’archivage électronique à valeur probante, avec des durées de conservation potentiellement variables selon les types de documents et les secteurs d’activité.
La capacité d’adaptation de Docuware à ces évolutions repose sur une architecture technique modulaire et sur une veille réglementaire permanente, garantissant aux entreprises utilisatrices une solution pérenne malgré les changements législatifs.
Vers un écosystème collaboratif
La vision à long terme de Docuware dépasse le cadre strict de la facturation électronique pour s’orienter vers la création d’un véritable écosystème collaboratif entre partenaires commerciaux. Cette approche s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des relations B2B et d’optimisation des chaînes d’approvisionnement.
Dans cette perspective, la plateforme Docuware évoluera pour faciliter :
Le partage d’informations en temps réel entre clients et fournisseurs, au-delà des simples factures : catalogues produits, conditions commerciales, statuts des commandes, etc.
La collaboration sur les processus transverses comme la gestion des litiges ou la mise à jour des coordonnées bancaires, avec des workflows partagés entre les organisations.
L’intégration avec les places de marché B2B et les plateformes d’approvisionnement, créant ainsi un continuum digital depuis la sélection du fournisseur jusqu’au règlement de la facture.
Cette évolution vers un écosystème collaboratif représente l’aboutissement logique de la dématérialisation des échanges commerciaux, où la facture électronique n’est plus seulement un document fiscal mais un vecteur d’information et de collaboration entre partenaires d’affaires.
En obtenant la certification PDP, Docuware ne se contente pas de répondre aux exigences réglementaires actuelles ; l’entreprise pose les fondations d’une transformation plus profonde des processus financiers et commerciaux, au service de la performance et de la compétitivité des organisations.